Dana Kas Kecil atau Petty Cash digunakan oleh perusahaan untuk melakukan pembayaran yang jumlahnya relatif kecil, sedangkan untuk melakukan pembayaran, secara umum perusahaan melakukannya dengan menggunakan cek.
Dana kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar menggunakan cek.
Dalam pengelolaan kas kecil atau Petty Cash membutuhkan dokumen kas kecil, adapun dokumen tersebut akan dibahas dibawah ini.
Pengeluaran yang dibayar dengan Petty Cash misalnya pembelian materai, perangko, rekening listrik, rekening telepon, perlengkapan kantor, biaya kebersihan dan sebagainya.
Dokumen atau Bukti Pengelolaan Dana Kas Kecil
Setiap transaksi yang mempengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat ke dalam dokumen kas kecil, yaitu dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi Petty Cash. Adapun dokumen-dokumen tersebut antara lain:
a. Dokumen atau Bukti penerimaan kas kecil
Dokumen penerimaan kas kecil adalah dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas kecil dari kas besar sebagai pembentukan Petty Cash.
b. Dokumen atau bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen pengeluaran kas kecil adalah dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran-pengeluaran kecil yang sering terjadi dalam suatu perusahaan.
c. Bukti Kas Keluar (BKK)
Bukti ini diperlukan pada saat kasir mengeluarkan dana kas, misalnya untuk pembentukan Petty Cash dan pada saat pengisian kembali Petty Cash.
d. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)
Bukti ini digunakan untuk meminta uang ke pemegang kas kecil dan digunakan sebelum eminta BKK. Sedangkan bagi pemegang kas kecil, bukti ini sebagai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil.
e. Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK)
Bukti ini digunakan untuk mempertanggungjawabkan pemakaian kas kecil.
f. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK)
Bukti ini dibuat oleh pemegang kas kecil untuk meminta pengisian kembali kas kecil kepada bagian keuangan.
Metode Pencatatan Kas Kecil
Ada dua metode yang diterapkan dalam pencatatan dana kas kecil yaitu metode dana tetap (Imprest fund method) dan metode dana tidak tetap (Fluctuation fund method), adapun penerapan salah satu metode ini tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan.
Metode Dana Tetap (Imprest fund method)
Merupakan metode dalam pengaturan kas kecil yang jumlah dananya selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada petugas kas kecil.
Prinsip dalam metode ini antara lain:
a.Tahap Pembentukan Dana
Dalam tahap ini kas kecil dibentuk dengan terlebih dahulu memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pendanaan tersebut periode tertentu, misalnya satu bulan.
Setelah mendapat persetujuan cek diuangkan kemudian diserahkan kepada petugas kas kecil.
Jurnal yang dibuat dalam pembentukan kas kecil dicatat dengan mendebet akun atau rekening Kas Kecil dan mengkredit Kas Bank (atau bisa ditulis Kas)
b. Tahap Pengeluaran Kas
Setiap kali terjadi pengeluaran kas kecil, petugas kas kecil harus mencatat atau membuat bukti pengeluaran, karena dalam metode ini setiap pengeluaran tidak dijurnal langsung tetapi akan dijurnal saat pengisian kembali dana kas kecil.
c. Tahap Pengisian Kembali
Pada saat pengisian kembali, petugas kas kecil menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar pengeluaran yang sudah dibayar.
Pada tahap ini dilakukan pencatatan jurnal atas semua transaksi pengeluaran yang mempengaruhi kas kecil.
Adapun jurnal yang dilakukan adalah mendebet akun atau rekening biaya atau pengeluaran yang terjadi dan mengkredit Kas Bank.
Kondisi Khusus
=> Dalam kondisi khusus, misalnya Jika pada ahir periode penutupan buku belum dilakukan pengisian kembali kas kecil yang telah terpakai, berarti masih terdapat bukti-bukti pembayaran yang belum dicatat.
Agar saldo rekening kas kecil kembali seperti semula dan pengisian kembali kas kecil dapat dicatat dengan cara yang sama maka perlu dibuat jurnal penyesuaian.
Pencatatan jurnal penyesuaian dilakukan dengan cara mendebet akun biaya yang sesuai dan mengkredit kas kecil.
Agar pencatatan kas kecil dapat dilakukan seperti biasanya maka pada periode berikutnya dibuatkan jurnal pembalik, pencatatan jurnal pembalik dengan cara membalik jurnal penyesuaian yaitu mendebet Kas kecil dan mengkredit Biaya-biaya.
=> Dalam kondisi khusus, misalnya dana kas kecil dirasa terlalu besar maka dapat diturunka dengan cara mendebet Kas dan mengkredit Kas kecil jumlahnya sebesar selisih dana lama dan dana baru.
Sebaliknya jika dana kas kecil dirasa jumlahnya kurang atau terlalu sedikit maka dapat ditambah jumlahnya dengan cara mendebet Kas Kecil dan mengkredit Kas Bank sebesar selisih dana baru dan dana lama.
Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuation fund Method)
Metode dana tidak tetap merupakan metode dalam pengaturan kas kecil, dimana saldo rekening kas kecil berfluktuatif (naik-turun) sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.
Prinsip dalam metode ini antara lain:
a. Tahap pembentukan dana
Dalam tahap ini dana kas kecil dibentuk dengan terlebih dahulu memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pendanaan tersebut periode tertentu, misalnya satu bulan.
Setelah mendapat persetujuan cek diuangkan kemudian diserahkan kepada petugas kas kecil. Jurnal yang dibuat dalam pembentukan kas kecil dicatat dengan mendebet akun atau rekening Kas Kecil dan mengkredit Kas Bank (sama dengan metode dana tetap).
b. Tahap Pengeluaran Kas
Dalam metode ini setiap terjadi pengeluaran uang dari kas kecil langsung dilakukan pencatantan (jurnal), jadi buku kas kecil mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening buku besar, dengan demikian dalam metode ini tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian ataupun jurnal pembalik.
Pencatatan yang dilakukan dalam setiap pengeluaran kas kecil dilakukan dengan cara mendebet biaya-biaya dan mengkredit kas kecil.
c. Tahap pengisian kembali
Dalam tahap ini sama halnya dengan tahap pembentukan kas kecil yaitu mendebet Kas Kecil dan mengkredit Kas atau kas bank.
Dalam pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar,atau lebih kecil daripada saat pembentukan dana tanpa memperhatikan beberapa kas kecil yang sudah dikeluarkan.
Kesimpulan
Dana kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecildan tidak ekonomis jika dibayar menggunakan cek.
Dalam proses pencatatan kas kecil terdapat dua metode yaitu metode dana tetap dan metode dana tidak tetap.
Perbedaan antara metode dana tetap dan metode dana tidak tetap antara lain; dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (tidak berubah) kecuali jika ada penambahan dana.
Pengeluaran dari Dana kas ini akan langsung dikeluarkan dari kas bank. sedangkan pada metode dana tidak tetap, saldo kas kecil berubah-ubah sesuai dengan penggunaan dan pengisian kembali. pengeluaran dana kas ini langsung mengurangi saldonya.
Demikianlah pembahasan tentang Pengertian Kas Kecil dan metode pencatatan kas kecil secara tepat dalam akuntansi pendidik, semoga bermanfaat.
